Informatie met betrekking tot parochiearchieven
Veelgestelde vragen voor archieven van parochies en kerkfabrieken
- Wat is archief?
Met de term archief worden alle documenten bedoeld die een parochie of kerkfabriek aanmaakt, ontvangt of gebruikt.
Het archief is niet noodzakelijk oud. Het archief omvat bovendien niet enkel papieren documenten, maar ook digitale computerbestanden. Ook foto’s, video’s, folders en publicaties die door de parochie gemaakt zijn en lokale parochiebladen zoals Kerk & Leven behoren tot het archief.
- Wat kunnen we zoal aantreffen in het archief?
Op een parochie treffen we twee soorten archief aan: het archief van de kerkfabriek en het pastorale archief.
Het archief van de kerkfabriek bevat documenten die te maken hebben met de werking van de kerkfabriek zoals jaarrekeningen en begrotingen, eigendomsakten, verslagen van de kerkraad, bouwplannen en restauratiedossiers van de kerk…
Het pastorale archief bevat stukken die te maken hebben met pastorale activiteiten, liturgie, sacramenten en devotie. Het gaat bijvoorbeeld om parochieregisters (registers van huwelijken, doopsels, vormsels en overlijdens), huwelijksdossiers, verslagen van parochieraden en parochieploegen, homilieën, materiaal rond jubilea, bedevaarten, bijzondere vieringen, …
In gemeenten waar ten minste twee kerkfabrieken actief zijn, bestaat er een centraal kerkbestuur. Parochies kunnen gegroepeerd zijn in een pastorale eenheid of federatie. Ook het centraal kerkbestuur en de pastorale eenheid of federatie zijn afzonderlijke organisaties die archief aanmaken. Het is belangrijk dat deze archieven niet met elkaar of met het archief van de parochie of kerkfabriek vermengd worden.
- In onze kerk hebben we heel wat liturgische voorwerpen, boeken en kunstwerken. Behoort dit ook tot het archief?
Kunstvoorwerpen, maar ook drukwerken die niet uitgegeven zijn door de parochie (bijvoorbeeld zangboeken of missalen) maken geen deel uit van het archief. Ook liturgische voorwerpen (bijvoorbeeld kelken of monstransen) en liturgisch textiel (bijvoorbeeld kazuifels), schilderijen en beeldhouwwerken zijn geen archief.
Voor advies met betrekking tot (kunst)voorwerpen of het beheer van het kerkgebouw kunt u terecht bij PARCUM, museum en expertisecentrum voor religieuze kunst en cultuur.
- Waarom moet ik het archief van mijn parochie of kerkfabriek bewaren?
Voor bepaalde documenten bestaat een wettelijke verplichting om ze bij te houden. Dat is bijvoorbeeld het geval voor jaarrekeningen en begrotingen van de kerkfabriek.
Sommige documenten zoals notariële aankoopakten hebben ook een juridische waarde.
Verder draagt het goed bijhouden van het archief ook bij tot een efficiënte en vlotte administratie.
Tot slot hebben archieven van parochies en kerkfabrieken ook een grote cultuurhistorische waarde.
- Waarom wordt er een onderscheid gemaakt tussen het archief van de kerkfabriek en het pastoraal archief?
Het archief van de kerkfabriek en het pastoraal archief hebben elk een eigen juridisch statuut.
Het archief van de kerkfabriek is publiekrechtelijk archief. Dit betekent dat er een wettelijke verplichting is om bepaalde documenten aan te maken en bij te houden.
Het pastorale archief is privaatrechtelijk archief. Hoewel er geen wettelijke bepalingen zijn over het bijhouden of bewaren van documenten, zijn er wel kerkrechtelijke voorschriften. Zo moeten parochieregisters (registers van huwelijken, doopsels, vormsels en overlijdens) goed bijgehouden worden.
Omwille van hun verschillend juridisch statuut, is het belangrijk dat het archief van de kerkfabriek en het archief van de parochie niet met elkaar vermengd worden.
- Wie is verantwoordelijk voor de bewaring van het archief?
De verantwoordelijke voor de goede bewaring van het archief van de kerkfabriek is de secretaris van de kerkfabriek.
De verantwoordelijke voor de goede bewaring van het pastoraal archief is de pastoraal of canoniek verantwoordelijke.
In de praktijk kan de zorg voor het archief uitbesteed worden aan een vrijwilliger of parochiaal medewerker.
- Moeten we alles bewaren of kunnen we sommige documenten weggooien?
Niet alles hoeft permanent bewaard te blijven. Sommige documenten mogen, na verloop van tijd, vernietigd worden.
Over het algemeen is het aangeraden om documenten van voor 1965 sowieso te bewaren.
Om te weten welke documenten u moet bewaren en wat weg kan, kunt u de selectielijst voor parochiearchieven raadplegen.
- Waar kunnen we het archief van onze parochie of kerkfabriek het best bewaren?
Het historische archief (dat wil zeggen documenten die niet meer administratief gebruikt worden) van de kerkfabriek en de parochie worden bij voorkeur op eenzelfde locatie bewaard. Dat kan bijvoorbeeld de pastorie of het secretariaat van de pastorale eenheid zijn. Ook het archief van de pastorale eenheid of federatie en het archief van het centraal kerkbestuur kan hier bewaard worden.
Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat het archief van de kerkfabriek, het pastorale archief en eventuele archieven van de pastorale eenheid of het centraal kerkbestuur niet met elkaar vermengd worden. Dit kan vermeden worden door bijvoorbeeld een afzonderlijke kasten te voorzien voor elk van de archieven. Hou ook archieven van verschillende parochies netjes van elkaar gescheiden.
De archiefruimte dient ook te voldoen aan enkele minimumnormen. Zo is een stoffige of vochtige ruimte absoluut te vermijden. Richtlijnen hieromtrent kunt u terug vinden in de brochure ‘Parochiearchieven- het bewaren waard!’ (2023).
- Mogen we het archief van de parochie of kerkfabriek bij een heemkundige kring deponeren of thuis bewaren?
Het archief van de parochie en het archief van de kerkfabriek mag in geen geval bij een privépersoon of bij een private vereniging als een heemkundige kring bewaard worden.
Indien bewaring ter plaatse op de pastorie of in het secretariaat van de pastorale eenheid niet mogelijk is, dan kan het archief gedeponeerd worden in het Rijksarchief.
- Wat gebeurt er met het archief wanneer onze parochie opgeheven of gefusioneerd wordt?
Bij een eventuele opheffing of fusie wordt het archief afgesloten. De organisatie die het archief vormt- de parochie- bestaat namelijk niet meer. Het afgesloten of zogenaamd historisch archief wordt automatisch overgedragen aan de rechtsopvolger. De rechtsopvolger kan bijvoorbeeld de nieuwe parochie zijn, of de parochie waarmee gefusioneerd wordt. De rechtsopvolger wordt vanaf dan verantwoordelijk voor de goede bewaring van het (afgesloten-historisch) archief, en kan ervoor kiezen om het archief zelf te bewaren of over te dragen aan een professionele archiefinstelling.
- Wat als we het archief graag deponeren in een archiefinstelling?
Soms is bewaring van het archief ter plaatse niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat de bewaaromstandigheden niet kunnen gegarandeerd worden. Dan is een overdracht aan een professionele archiefinstelling, bij voorkeur het Rijksarchief, aangewezen.
Het pastorale archief en het archief van de kerkfabriek dienen samen gedeponeerd te worden. Voor de overdracht stelt u een lijst op met documenten of dossiers die tot het archief behoren. Voor de overdracht van het archief van de kerkfabriek is officiële toestemming van het Rijksarchief nodig. Voor het pastorale archief schrijft u de archivaris van het bisdomaan. Na het verlenen van goedkeuring voor overdracht, worden twee bewaargevingscontracten opgesteld door het Rijksarchief: een voor het archief van de kerkfabriek en een voor het archief van de parochie. Een dubbel van het contract voor het pastorale archief wordt aan het bisdom bezorgd. Hierna kunnen de praktische afspraken voor de overdracht gemaakt worden.
- Blijft de parochie of kerkfabriek van de overdracht van het archief aan het Rijksarchief eigenaar van het archief?
Ook na de overdracht van het archief aan het Rijksarchief blijft de parochie of kerkfabriek eigenaar van het archief.
- Kunnen we na de overdracht van het archief aan het Rijksarchief nog archiefstukken inkijken of ontlenen?
Ook na de overdracht aan het Rijksarchief kunnen leden van de kerkfabriek of parochiaal verantwoordelijken ten allen tijde stukken uit het eigen archief kosteloos raadplegen of tijdelijk ontlenen.
- Mogen we ons archief deponeren in een gemeentearchief?
Bij de keuze om het archief te deponeren in een professionele archiefinstelling, geniet het Rijksarchief de voorkeur.
Overdracht van het archief aan een gemeentearchief kan enkel mits toestemming van het Rijksarchief. U dient hiervoor de Rijksarchivaris aan te schrijven en de archivaris van het bisdom op de hoogte te brengen.
- Ik wil een inventaris maken van mijn archief, hoe pak ik dit aan?
Een inventaris helpt om documenten snel terug te vinden in het archief.
Een handig hulpmiddel bij het opstellen van een inventaris kunt u hier terug vinden.
U kunt ook steeds advies inwinnen bij de archivaris van het bisdom.
- Wat met het digitale archief, zoals e-mails of Word-documenten?
Ook digitaal aangemaakte documenten zoals Word- of Excel-bestanden, e-mails en digitale foto’s behoren tot het archief.
Het is belangrijk om deze documenten digitaal goed bij te houden. Alles afprinten is niet nodig.
Om meer te weten over de bewaring van het digitale archief, kunt u de richtlijnen ‘Digitaal archiveren door kerkfabriek en parochies’ raadplegen.
- Een historicus vraagt om archiefstukken te consulteren. Mag ik alle documenten laten inzien?
Archiefstukken uit het archief van de kerkfabriek die ouder zijn dan 30 jaar kunnen door iedereen ingekeken worden. Op het archief van de kerkfabriek is immers de wet betreffende de openbaarheid van bestuur van toepassing waardoor elke rechtzoekende burger bestuursdocumenten kan inkijken. Uitzondering op deze regel zijn documenten die persoonsgevoelige gegevens bevatten zoals personeelsdossiers.
Het pastorale archief is privacygevoeliger. Elke aanvraag tot inzage dient dan ook met de nodige voorzichtigheid behandeld te worden. Archiefdocumenten ouder dan 50 jaar kunnen, indien ze in goede fysieke staat verkeren, geraadpleegd worden. Parochieregisters (registers met doopsels, vormsels, huwelijken, overlijdens), huwelijksdossiers, en documenten die persoonlijke gegevens bevatten zoals lijsten van parochianen of lijsten van abonnees op Kerk & Leven kunnen pas na 100 jaar vrijgegeven worden voor consultatie.
Let wel, de archiefstukken kunnen nooit ontleend of meegegeven worden en kunnen enkel ter plaatse geconsulteerd worden!
Bij twijfel kunt u steeds advies inwinnen bij de archivaris van het bisdom.
- Een genealoog wil voor het opstellen van zijn stamboom parochieregisters raadplegen. Mogen we deze ter inzage geven?
Parochieregisters geven dopen, huwelijken, vormsels en overlijdens weer. Deze registers bevatten bijzondere persoonsgevoelige gegevens over de religieuze overtuigingen van individuen. Deze registers kunnen daarom pas na honderd jaar door derden geraadpleegd worden.
Indien de genealoog een familieband kan aantonen, kan een medewerker van de parochie eventueel de gegevens opzoeken en doorgeven. Daar is evenwel geen enkele verplichting toe.
Indien geen familieband kan aangetoond worden, kunnen de gegevens niet bezorgd worden.
Bij twijfel kunt u steeds advies inwinnen bij de archivaris van het bisdom.
- Onder welke omstandigheden mogen we consultatie van het archief laten plaatsvinden?
De raadpleging van het archief gebeurt altijd ter plaatse, archiefstukken worden niet meegegeven met privépersonen.
De consultatie gebeurt steeds onder toezicht.
- Een museum vraagt om archiefstukken te ontlenen voor een tentoonstelling. Kunnen we hierop ingaan?
Bruiklenen van archiefstukken kunnen enkel voor tijdelijke tentoonstellingen, op voorwaarde dat een bruikleencontract opgemaakt wordt. Bovendien moet voor elk ontleend archiefstuk een verzekeringspolis afgesloten worden ten laste van de bruikleennemer.
- Waar kunnen we terecht voor advies?
Voor advies kunt u steeds terecht bij Céline Decottignies, archivaris van het bisdom, via 050/33.59.05 of archief@bisdombrugge.be